부적합 보고서는 시설과 관련된 다양한 문제를 기록하고 해결하는 중요한 도구입니다. 아래를 읽어보시면 부적합 보고서의 작성 방법과 요령에 대해 자세히 알 수 있습니다. 2025-08 기준으로 유용한 정보를 제공합니다.
부적합 보고서란 무엇인가?
부적합 보고서는 제품, 설비, 비품 등에서 발견된 결함이나 문제를 다루는 문서로, 발생 일자와 장소, 부적합 원인과 처리 방안 등을 기록합니다. 이를 통해 문제를 근본적으로 해결하고 재발을 방지할 수 있는 대책을 마련하는 것이 중요합니다.
부적합 보고서의 목적
- 문제 발생 기록: 부적합 보고서는 문제의 발생 시점을 명확히 기록합니다.
- 원인 분석 및 해결: 문제의 근본 원인을 분석하여 적절한 조치를 제시합니다.
- 재발 방지: 유사한 문제가 발생하지 않도록 예방 조치를 마련합니다.
부적합 보고서 작성 단계
부적합 보고서를 작성하는 과정은 여러 단계로 나눌 수 있습니다.
1. 부적합 징후 발견
부적합 징후가 발생했을 때 이를 즉시 인지하고 기록합니다. 이후, 보다 구체적인 조사가 필요합니다.
2. 조사 및 기록
문제의 원인을 분석하고 조사 결과를 상세히 기록합니다. 이 과정에서 부적합 사항의 구두 동의도 필요합니다.
3. 보고서 작성
부적합 보고서를 정리하여 작성합니다. 이때, 문제의 증거와 함께 처리 방안을 명확히 기재합니다.
4. 회사 대표자 동의
작성한 보고서는 회사 대표자의 서면 동의를 받아야 합니다. 이를 통해 공식적인 기록으로 남깁니다.
5. 심사 보고서 작성 및 전달
부적합 사항에 대한 심사 보고서를 작성하여 관련 부서에 전달합니다.
부적합 발견 시 확인 사항
부적합 사항을 발견했을 때 고려해야 할 주요 질문은 다음과 같습니다.
발생 원인
부적합 사항이 발생한 원인은 무엇인지 명확히 분석해야 합니다.
근본 원인
문제를 초래한 근본적인 원인은 무엇인지 확인하여야 합니다.
영향 및 연관성
해당 부적합이 다른 부문에 미치는 영향과 다른 부적합과의 연관성을 파악해야 합니다.
증거 및 조치
부적합의 구체적인 증거를 확보하고, 이미 알고 있는 사항이라면 어떤 조치가 취해졌는지 기록합니다.
부적합 등급 분류
부적합 사항은 경부적합과 중부적합으로 나눌 수 있습니다.
경부적합 (MINOR)
ISO 및 규정 요구사항의 일부를 충족하지 못하거나, 시스템 운영 중 실수로 일부 절차가 지켜지지 않은 경우입니다.
중부적합 (MAJOR)
ISO 및 규정 요구사항의 여러 부분이 누락되거나, 시스템이 붕괴된 경우로, 심각한 문제로 간주됩니다.
부적합 보고서 양식
부적합 보고서를 작성할 때는 다음의 항목을 포함해야 합니다:
- 부적합 내용 및 증거 기록
- 관련 기록 및 문서의 사본 유지
- 객관적인 증거 확보
아래는 부적합 보고서 양식의 샘플입니다.
| 항목 | 내용 |
|---|---|
| 발생 일자 | YYYY-MM-DD |
| 발생 장소 | 장소명 |
| 부적합 요인 | 요인 설명 |
| 처리 방안 | 방안 설명 |
| 근본 원인 | 원인 설명 |
| 재발 방지 대책 | 대책 설명 |
자주 묻는 질문 (FAQ)
부적합 보고서를 어떻게 작성하나요?
부적합 발생 일자, 장소, 요인, 처리 방안 등을 포함하여 작성합니다. 명확한 증거를 기록하는 것이 중요합니다.
부적합 등급은 어떻게 구분하나요?
부적합은 경부적합과 중부적합으로 나뉘며, 각 등급의 정의에 따라 분류해야 합니다.
부적합 보고서의 목적은 무엇인가요?
부적합 보고서는 문제의 발생을 기록하고, 원인을 분석하여 재발 방지를 위한 대책을 마련하는 것입니다.
부적합 보고서 작성 시 주의할 점은 무엇인가요?
명확하고 객관적인 기록이 필요하며, 회사 대표자의 동의를 반드시 받아야 합니다.
부적합 사항 발견 시 즉시 조치해야 할 일은 무엇인가요?
부적합 사항의 증거를 확보하고 관련 기록을 유지해야 합니다.
부적합 보고서 양식은 어디서 구할 수 있나요?
부적합 보고서 양식은 관련 서식 자료실에서 다운로드 가능합니다.